Empresas en crisis. Reformular sus estructuras de funcionamiento y reducir costos

Nuestras empresas no pueden seguir funcionando del modo que lo vienen haciendo, se encuentran agobiados por sistemas tributarios, sistemas y costos laborales que dificultan las reglas de competitividad de mercado, vienen trabajando con utilidades mínimas, nulas o con resultados negativos y por último no dan respuestas a sus empleados en ciertos casos ni siquiera a sus necesidades mínimas.

Para ello las empresas están convencidas de que para adaptarse a las nuevas reglas del mercado deben producir cambios, y consideran que el mayor énfasis de cambio debe ponerse en la estructura de la organización, los procesos y la cultura.

Esto significa que existe una mirada hacia adento de las organizaciones, percibiéndose un cambio en los valores internos de esa organización. Para ello todos los niveles están involucrados en mejorar la calidad y el servicio, donde se visualiza un paso de una cultura individualista a una participativa, donde el cliente está ocupando una nueva posición. Siendo la crisis, el conjunto de fuerzas que superan en su magnitud a cada una de las empresas, si estamos preparados para afrontar sus consecuencias con una actitud flexible para adaptarse al cambio, se pueden aprovechar las oportunidades de negocios que se presentan, por eso es importante encarar la transformación antes de una caída abrupta de las ventas, dificultades financieras, etc.

Por eso se asume una nueva actitud de los profesionales que tratamos de transformarnos de mero asesor en impulsor del cambio en la empresa, logrando trabajar en diferentes ámbitos prioritarios: cultura,procesos, estructura, productos y otros cambios.

Los móviles que impulsan en general esttransformaciones son vaiados. Podemos nombrar entre ellos a la evolución de la cultura empresarial, las modificaciones en productos y servicios, la información disponible y los medios de comunicación, los cambios tecnológicos y el aumento de la automatización. Para ello debemos tener presente que: la estructura condiciona la estrategia a seguir, las variables estratégicas y de contexto están interrelacionadas y que con frecuencia debemos cambiar la estrategia, para lo cual la misma debe ser flexible.

La reingeniería o reestructuración tiende a superar las dificultades que implica conseguir una transformación radical de las estructuras y una reforma total de la manera de conducir los procesos, razón por la cual se trata de optimizar los flujos de trabajo y la productividad.

Utilizando métodos para ayudar en la planificación y desarrollo de productos, servicios o sistemas, que sistematiza la medición-evaluación de los niveles de prestaciones técnicas o de calidad alcanzados en la propia empresa comparándolos con los resultados de los competidores, comparándose niveles de eficiencia y prácticas internas con estándares externos para emular y corregir los procesos ineficientes de nuestra empresa.

El método ayuda a buscar nuevas ideas y soluciones para procedimientos, prácticas y productos, identificando a las mejores de esas ideas en los mejores competidores.

Las empresas deben funcionar como sistemas abiertos y dinámicos, formando un todo en el cual cada una de las partes están unidas a través de una ordenación lógica que encadena sus actos hacia un fin común, manteniendo su equilibrio y logrando un crecimiento, introduciendo elementos del exterior, transformándolos y devolviéndolos al medio.

Actualmente presentan las siguientes configuraciones estructurales:

 El empresario hace prácticamente todo, secundado por un grupo pequeño de personas, se basa en la visión del empresario, quién además toma las decisiones estratégicas, tácticas y operativas.

 Tiende a crecer en número de operaciones, donde el empresario supone que el crecimiento se puede lograr haciendo lo mismo, más y mejor. A medida que pasa el tiempo, el empresario va perdiendo la perspectiva estratégica del negocio, absorbido por las tareas operativas.

 Los problemas de crecimiento que van surgiendo, van siendo solucionados agregando gente, recursos económicos o cantidad de horas de trabajo, donde quien conduce la empresa, ya casi sin tener tiempo de pensar, trata de centralizar las decisiones. En ese marco la gran cantidad de personas a su cargo se organizan, fragmentando autoridad y poder que al no estar legitimado no genera responsabilidades en la toma de decisiones.

 Allí se generan niveles horizontales en función de la antigüedad de cada persona. Para este fin se apoya en dos o tres personas que reúnen algunas de estas condiciones: son hombres de confianza, saben como se deben hacer las cosas, saben escuchar y obedecer, saben que el su jefe es así, y quiere que se le consulte todo. Entoncesl no toman ninguna decisión por lo que la estructura de funcionamiento queda entonces totalmente centralizada.

Para ello se trabaja en lograr una estructura profesionalizada la cual

 Necesariamente se genera a partir de un empresario con una visión de la Empresa en partes

 Se reconoce que el empresario que hay cosas que no sabe y que para ello se plantea claramente una estrategia común, un patrón integrado de comportamiento que privilegie los objetivos de la empresa y por último se plantea una visión sistemática de su funcionamiento.

Así la empresa comenzará a crecer armónicamente alrededor de su propia visión y de la estrategia que se vaya formando a partir del aporte de todas las áreas y no de los proyectos parciales de cada una en particular.

Se trata de lograr una visión futura: que el empleado sea el principal potencial para solucionar los problemas, empleados capacitados, potenciando sus cualidades, canales de comercialización pensados a partir de las necesidades y deseos del cliente, modelo de funcionamiento flexible, que motive y potencie a las personas, que permita convertir costos fijos en variables y se amplía el concepto de crecimiento de la empresa asociada a nuevos módulos, otros mercados, vender lo que otros hacen y utilizar saberes de terceros.

El mercado actual, en constante transformación e integración, vive indudablemente una etapa de renovación tanto tecnológica como de sistemas organizativos. Hoy todas las organizaciones se encuentran en esta situación y no visualizarla, significa postergar la empresa, perder la vía de desarrollo y la subsistencia.

Ésta dinámica del mercado, sumado a que el cliente determina el precio y volumen de producción, hace que las empresas tengan que cambiar su mentalidad; no basta solamente con mantener la calidad de los productos en cuanto al cumplimiento con requisitos técnicos, sino que por el contrario, se suman muchos otros aspectos que deben ser tenidas en cuenta como por ejemplo tiempos de entrega, servicios adicionales. El concepto de calidad se reescribe y pasa a ser mucho más amplio y complejo.

Los sistemas de gestión de la calidad deben ser considerados como una herramienta, que sin duda, contribuye a que las organizaciones alcancen la satisfacción del cliente, mejorando además, su propia performance. Debemos decir también, que la certificación de estos sistemas de gestión también es usada como elemento de ventaja comercial y en la actualidad hay gran cantidad de países que solicitan que las empresas tengan un sistema de gestión formal certificado según algún referencial internacional si quieren vender sus productos, lo que constituye una barrera de entrada importante para el desarrollo internacional.

Por eso es necesario que avancemos hacia una visión acerca de cómo funciona un sistema de gestión de la calidad que parta del análisis estratégico del negocio, llevando a los máximos responsables de la organización a plantear cuál es su visión del negocio, generando políticas y objetivos, detectando cuales son las necesidades del cliente, definiendo los recursos necesarios para poder brindar productos y servicios acordes a estas necesidades; asegurando procesos de prestación y producción adecuados y mecanismos de control ajustados y, por último, generar mecanismos para verificar el grado de satisfacción del cliente, que retroalimente el sistema y lo haga funcionar dentro de un proceso de mejora continua.

Se han identificado ocho principios de gestión de la calidad como marco hacia la mejora del desempeño de la organización, que sirven de ayuda para que estas logren el éxito de manera sostenida:(*)

 Organización enfocada al cliente.
 Liderazgo.
 Participación del personal.
 Enfoque a procesos.
 Enfoque del sistema hacia la gestión.
 Mejora continua.
 Enfoque objetivo hacia la toma de decisiones.
 Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor.

Como se puede apreciar, estos principios no son ni más ni menos que elementos básicos en los que todas las organizaciones deben trabajar si desean mantenerse en el mercado nacional e incursionar en el internacional.

La planificación eficiente de la empresa requiere para su implementación de una descripción global y coherente del estado actual de la empresa y del medio ambiente y de cómo opera, en que o en quien influye, por quien es influenciada y cómo.

Mucha de la información que se requiere para este propósito esta actualmente a disposición de la organizaciones pero se encuentra diseminada, por lo que debe ser compilada.

Para ello se hace fundamental tener un sistema que se vea como un todo y que no pueda ser dividido en partes independientes. De allí se derivan dos de sus propiedades más importantes:

 Cada una de las partes tiene propiedades que se pierden cuando se separan del sistema.

 Cada sistema tiene propiedades, esenciales, que no tiene ninguna de sus partes.

Estas propiedades esenciales de un sistema, considerado como un todo, derivan de las interacciones de sus partes, pues no de sus acciones tomadas separadas. Así, cuando un sistema es desmembrado pierde sus cualidades ecenciales. Y de ello podemos inferir que, un sistema es un todo que no puede ser comprendido por medio de un análisis.

En el enfoque sistémico existen tres pasos:

1. Identificar un todo que contenga (un sistema) del cual el objeto que se va a explicar es una parte.

2. Explicar la conducta o las propiedades del todo que contiene.

3. Finalmente, explicar la conducta o las propiedades del objeto que va a ser descripto en términos de su (s) función (es) dentro del todo.

En definitiva el concepto de empresa evolucionó de mecanicista a orgánico y de orgánico a organizacional. Cuando la empresa era considerada como una maquina no se le atribuía propósito propio y solo se consideraba como un instrumento de sus propietarios para que estos persiguieran sus objetivos particulares: las utilidades.

Considerada como un organismo la empresa tendría como uno de sus principales objetivos sobrevivir y crecer. Conceptuada de cualquiera de las dos maneras mencionadas, la empresa no tiene responsabilidades para con los propósitos de sus partes: los empleados. Finalmente, si se la ve como una organización, la empresa debe tener responsabilidad para con todos sus participantes y para con la sociedad, el sistema mayor del que es parte.

El papel económico de la empresa en la sociedad consiste en hacer posible el consumo, creando riqueza y distribuyéndola. Es su responsabilidad hacer esto de modo que no degrade la calidad de vida, ni dentro de ella, ni del medio ambiente que la rodea. Su principal propósito es desarrollarse ella misma y alentar y facilitar el desarrollo de todos sus participantes, particularmente de todos sus miembros.

Este desarrollo es un proceso de incremento continuo de la capacidad para satisfacer los deseos propios y los de los demás. Como el desarrollo así concebido es una cuestión tanto de motivación y aprendizaje como de riqueza, puede tener lugar con o sin recursos. Así una escasez de recursos que limite el crecimiento no necesariamente limitara el desarrollo.

No obstante la calidad de la vida que puede obtenerse en cualquier etapa del desarrollo depende de los recursos de los que se dispone o de los que se podría echar mano. Sin embargo debe quedar claro que el efecto del desarrollo sobre los recursos es mas importante que el efecto de los recursos sobre el desarrollo: mientras mas desarrollado este un sistema o un individuo con propósitos, menos dependerán de los recursos externos y mas eficientemente podrán utilizar y crear recursos para mejorar la calidad de vida.

Por Dra. Silvina Marcela Lavalle

Exclusivo para Ele- Ve

Silvina Marcela Lavalle es contadora. Egresó de Universidad Nacional de Córdoba. Tiene un Post Grado en Dirección y Gestión de Empresa, Post Grado en Proyectos de Inversión. Trayecto Sistemático en Procedimiento Tributario - Docente de cursos relacionados en la materia abiertos e In Company. Perito Judicial en la Provincia de Córdoba y en la Justicia Federal. Profesora de Auditoría en la Carrera de Administración en la Sociedad Francesa de Río Cuarto. Profesora a nivel medio de Sistemas de Información Contable, Gestión Industrial y Microemprendimiento. Ex Asesora Integral en Cooperativas de la región. Es Autora de publicaciones en Revista de Medios Masivos y Académicos